10 recomendaciones para organizar un evento perfecto

Conseguir un networking eficaz no sólo depende de nuestra formación o nuestro perfil profesional: a veces, meter la pata en un acontecimiento social puede echar por tierra meses de trabajo en las redes sociales para profesionales. ¡Que no te ocurra! Cada vez más, tendemos a utilizar Internet y las herramientas 2.0 para entrar en contacto con posibles socios, clientes y proveedores. Sin embargo, la comodidad y el anonimato que nos regala la Red se nos puede girar en contra en los encuentros presenciales de toda la vida. Y es que nadie está libre de tener un mal día a la hora de pronunciar una conferencia o elegir su indumentaria. Para evitarlo, toma nota de estas recomendaciones para no desentonar (especialmente si la organizadora del evento es la firma donde trabajas).

1. Pensar el mensaje.

   Un acontecimiento tiene que ir asociado a una idea que la empresa quiera transmitir. Una vez consensuada, es importante compartirla con todos los colaboradores y que éstos hagan todo lo que esté en su mano por comunicarla adecuadamente.

2. El protocolo, documentado.

   Cualquier compañía debería contar con un manual interno de protocolo, al alcance de todos los trabajadores. De hecho, la imagen y el prestigio de la empresa dependen del mismo.

3. Participación del departamento de comunicación.

   El protocolo debe de formar parte de la estrategia de comunicación de la empresa.

4. Cuida la ambientación.

   Si la maestra de ceremonias es tu empresa, es preferible huir de las decoraciones excesivas o pomposas: apuesta por una atmósfera acogedora pero sencilla, que favorezca la interacción entre los asistentes.

5. Muestra la imagen corporativa y de marca.

   Es fundamental que el logotipo esté siempre presente en la logística y el merchandising.

6. Eventos breves, pero interesantes.

   Las tres máximas del periodismo (concisión, claridad y sencillez) deben servir para este tipo de actos corporativos. ¿El objetivo? Que tus invitados piensen que ha merecido la pena asistir a la cita.

7. No te pases con el speech.

   Los discursos deben de ser breves, ágiles y capaces de enganchar al auditorio. Los contenidos audiovisuales (diapositivas, vídeos, etc.) pueden ayudarte a que sean mucho más amenos.

8. Directivo=empresa.

   Si ostentas algún cargo de responsabilidad, no debes olvidar que la imagen que proyectes será la de tu empresa. Si no causas una buena impresión a tus interlocutores, lo más probable es que éstos desconfíen de la compañía a la que representas. De ahí que debas tener aún más cuidado, si cabe, de tu vestimenta, tus gestos o tu actitud.

9. Sé el perfecto anfitrión.

   Si es tu empresa la que organiza al evento, no pases por alto en ningún momento la hospitalidad y la actitud de servicio hacia los asistentes. Y lo mismo debe ocurrir con el resto de los empleados: desde el director general hasta el estudiante en prácticas, todos deben procurar que nuestros invitados pasen una velada agradable.

10. La importancia de una actitud positiva.

    Para resultar creíble (y meterte en el bolsillo a tus interlocutores), transmite siempre la mejor imagen de tu trabajo o de tu campo de especialización.